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Nel mondo del lavoro moderno, la postazione fissa sta diventando un modello superato. I dipendenti passano sempre più tempo in smart working, in riunione o in viaggio di lavoro. Per adattarsi a queste nuove esigenze, le postazioni flessibili in ufficio sono la soluzione più efficace. In questo articolo scoprirai tutto sul desk sharing: come funziona, quali vantaggi e svantaggi comporta e quali requisiti la tua azienda dovrebbe soddisfare per introdurlo.
Desk sharing: cos’è?
Le postazioni di lavoro flessibili si caratterizzano per il fatto che i dipendenti non hanno una scrivania fissa, ma ne occupano una diversa ogni giorno. Questo principio è noto come desk sharing: i dipendenti condividono le postazioni disponibili.
Quando i collaboratori arrivano in ufficio al mattino, si siedono a una postazione libera, collegano il portatile e vi trascorrono la giornata. Quando lasciano l’ufficio, liberano la scrivania, che il giorno successivo risulterà ordinata e pronta per un altro membro del team.
Non esistendo una definizione univoca di postazione di lavoro flessibile, ogni azienda ne dà una propria interpretazione. In genere, queste postazioni mobili condividono alcune caratteristiche:
- Ogni scrivania ha la stessa dotazione.
- Lo spazio ufficio è aperto, con poche pareti divisorie.
- Tutti i dipendenti possono accedere ai server aziendali o ai servizi cloud da qualsiasi postazione.
Obiettivi del desk sharing
Risparmio sui costi
Con le postazioni flessibili puoi ottenere una gestione più efficiente dei costi. In ufficio non ci sono mai tutti i dipendenti contemporaneamente: c’è chi ha orari flessibili, chi è in riunione, chi lavora da remoto, chi si trova in viaggio di lavoro o in vacanza. Grazie al desk sharing la tua azienda evita che uffici e postazioni restino inutilizzati.
Un’azienda con 500 dipendenti ma solo 400 postazioni, ad esempio, ottiene un utilizzo ottimale degli spazi riducendo al contempo i costi. Come responsabile, questo ti permette di:
- affittare meno superficie ufficio,
- ridurre le spese di manutenzione e riscaldamento degli spazi,
- fornire meno hardware, ad esempio docking station per portatili, schermi e così via.
Stimolo alla creatività
Occupando ogni giorno una postazione diversa, i dipendenti evitano la routine e restano mentalmente più flessibili, favorendo così una maggiore creatività. Trovarsi ogni giorno accanto a colleghi diversi può far nascere conversazioni interessanti e nuovi punti di vista.
Per quali aziende sono adatte le postazioni di lavoro flessibili?
Il desk sharing non è adatto a tutte le aziende. Può però rappresentare una buona alternativa nelle seguenti situazioni:
- Hai molti dipendenti sul campo o in smart working, presenti in ufficio solo uno o due giorni a settimana.
- I tuoi collaboratori trascorrono spesso tempo fuori sede, ad esempio in riunione, in viaggio di lavoro o in sedi aziendali diverse.
- Il lavoro dei tuoi dipendenti si svolge principalmente al computer o in forma digitale.
- I tuoi collaboratori utilizzano solo hardware “standard”, senza bisogno di strumenti di misurazione o attrezzature da laboratorio.
- Software e applicazioni sono utilizzabili tramite cloud, senza doverli installare su un computer specifico.
Prima di introdurre le postazioni flessibili in azienda, spiega bene il modello ai tuoi dipendenti. Illustra come intendi strutturare questa modalità di lavoro e metti in luce i vantaggi. Cerca inoltre di coinvolgere i collaboratori nella definizione del progetto.
L’organizzazione flessibile delle postazioni nella pratica
Esistono numerosi modelli di desk sharing. In base a come lavorano i tuoi dipendenti, alle loro esigenze e alla loro apertura verso il concetto, puoi scegliere tra diverse modalità di organizzazione, che si distinguono in base ai seguenti parametri:
In base alla flessibilità
- Flessibilità totale:
In azienda non ci sono postazioni assegnate: le scrivanie vengono liberate non appena restano vuote per un periodo prolungato.
- Flessibilità giornaliera:
I dipendenti scelgono una nuova postazione ogni giorno, oppure gliene viene assegnata una. La scrivania viene liberata solo a fine giornata.
In base al reparto
Le postazioni possono anche essere flessibili solo all’interno di uno stesso reparto: tutti i dipendenti di un reparto restano sempre nella stessa area, ma utilizzano scrivanie diverse.
Puoi, ad esempio, assegnare al reparto marketing o alle vendite un’area specifica dell’azienda, dove i collaboratori avranno la propria postazione flessibile.
Vantaggi e svantaggi delle postazioni di lavoro flessibili
| Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|
| Per le aziende | · Risparmio sui costi grazie a un uso ottimale di spazi e risorse. · Le postazioni restano ordinate perché vengono liberate prima di fine giornata. | · Se i dipendenti non si adattano al concetto di desk sharing, motivazione e produttività possono calare. |
| Per i dipendenti | · Ambiente di lavoro dinamico e contatto con persone di altri team, che favoriscono la creatività. · Maggiore senso di comunità in azienda. · Più autonomia grazie alla libera scelta della postazione. | · La libera scelta della postazione può generare stress quando nascono discussioni per i posti più richiesti. · Le scrivanie non possono essere personalizzate. · Negli open space, la concentrazione può risultare compromessa |
Come arredare correttamente le postazioni di lavoro flessibili
Per far sentire il tuo personale a suo agio, è importante arredare tutte le postazioni nel modo più confortevole possibile. Ecco cosa dovresti prevedere:
- Mobili per la conservazione
Per il lavoro quotidiano servono mobili per ufficio adeguati, che permettano di accedere rapidamente a materiali e strumenti, ad esempio tramite un rollcontainer.
Documenti come cartelle, libri e carte possono essere conservati in armadi o scaffalature per ufficio, in un punto centrale facilmente accessibile a tutti i collaboratori. I documenti riservati vanno invece custoditi in armadi o stanze chiudibili a chiave. - Tecnologia
Anche la tecnologia da ufficio deve essere comoda da usare: collega tastiera, schermo e mouse direttamente a una docking station, così eviti di gestire i cavi separatamente.
Per risparmiare energia in ufficio, dota ogni postazione di una presa multipla con interruttore, in modo da poter spegnere tutti i dispositivi insieme a fine giornata.
Assicurati che da ogni postazione si possa accedere a internet, preferibilmente via Wi-Fi, e utilizza dei ripetitori per garantire un segnale stabile su ogni portatile. - Comfort ed ergonomia
Garantisci un alto livello di comfort allestendo le postazioni in modo ergonomico:
• Scrivanie ampie.
• Sedie da ufficio regolabili in più punti. Forma anche i collaboratori su come regolarle correttamente.
• Orienta le scrivanie a un angolo di 90° rispetto alle finestre, così la luce naturale entra lateralmente e garantisce una buona illuminazione della postazione.
• Rollcontainer chiudibili a chiave per riporre oggetti personali, spostabili da una postazione all’altra.
• Sistemi di separazione per delimitare le diverse aree dell’ufficio.
Dotando tutte le scrivanie della stessa attrezzatura, eviti che i dipendenti si sentano più a loro agio in una postazione piuttosto che in un’altra, prevenendo così malumori e stress. Assicurati quindi che tutte le postazioni siano equipaggiate in modo uguale e che nessun collaboratore sia svantaggiato, indipendentemente dal posto occupato.
Cosa conta davvero nell’ufficio moderno
Con il trend crescente del lavoro da remoto, i dipendenti passeranno sempre meno tempo in ufficio durante la settimana. Le postazioni fisse restano quindi vuote più spesso, un problema che per le aziende si traduce in costi più elevati, dato che gli spazi ufficio sono costosi, soprattutto nei centri città.
Con il desk sharing, le aziende vogliono contrastare questi costi elevati offrendo meno postazioni rispetto al numero di dipendenti. Per il personale, questo significa rinunciare alla scrivania fissa: perché il sistema funzioni, servono regole chiare da stabilire e rispettare.
I responsabili devono inoltre garantire che il personale possa lavorare senza limitazioni e nel modo più confortevole possibile in ogni postazione. In concreto, questo significa, per gli uffici moderni:
- Minimalismo: la stessa dotazione base in ogni postazione.
- Nessuna personalizzazione: oggetti personali come le foto non sono presenti, o vengono rimossi a fine giornata.
- Clean Desk Policy: la postazione va liberata e pulita prima di lasciarla.
- Regole chiare: assegnazione o prenotazione delle postazioni in anticipo, secondo un sistema che non svantaggi nessuno nel lungo periodo.
Domande frequenti sul desk sharing
Per postazione di lavoro flessibile, o desk sharing, si intende il cambio giornaliero della postazione all’interno dell’ufficio: i dipendenti non hanno un posto fisso, ma ne scelgono uno nuovo ogni giorno, in base a quale sia libero.
Con il desk sharing, i dipendenti condividono le scrivanie: all’arrivo scelgono una postazione libera e, quando la lasciano, rimuovono tutti gli oggetti personali, così che possa essere utilizzata da altri.
Perché il desk sharing funzioni senza intoppi, servono regole chiare che i collaboratori devono rispettare: ad esempio, la scrivania va riordinata a fine giornata. I responsabili dovrebbero anche assicurarsi che tutte le postazioni siano dotate in modo uguale e che la sicurezza sul lavoro sia garantita su ogni scrivania.
Fonte dell’immagine:
© gettyimages.de – alvarez
