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Riordinare l’officina ogni giorno dopo il lavoro non è un dettaglio da trascurare: solo in un’officina ordinata in maniera chiara è possibile individuare rapidamente gli attrezzi e svolgere il lavoro in modo sicuro e preciso. Questo vale sia per le imprese artigiane professionali che per i laboratori di hobbisti. Chi ha creato un sistema organizzativo ben congegnato sarà in grado di riordinare l’officina in modo rapido e semplice, e troverà immediatamente gli utensili e altre attrezzature per le varie fasi di lavoro.

Buoni motivi per un’officina ordinata

Che tu stia intagliando il legno, assemblando componenti o effettuando lavori di levigatura, un’officina organizzata ti consente di avere a portata di mano tutto quello di cui hai bisogno per completare il tuo lavoro. Con un sistema di organizzazione individuale, il tuo banco da officina e i tuoi strumenti potranno essere organizzati in modo sensato e mantenuti in ordine. I giorni dei cacciaviti impolverati in giro o delle chiavi imbrattate d’olio sono ormai lontani.

Vantaggi di una officina ordinata:

  • Più sicurezza: con l’organizzazione in officina si abbattono i rischi e i casi effettivi di infortuni e incidenti. Allo stesso tempo, si riduce anche il rischio di danni a materiali e macchinari.
  • Meno sprechi: grazie a una chiara visualizzazione della presenza e delle condizioni di strumenti, materiali e altri supporti, è possibile evitare acquisti non necessari e, così, risparmiare del denaro.
  • Risparmio di tempo e maggiore produttività: il lavoro può essere completato più velocemente se non è più necessario cercare strumenti o materiali in armadi o cassetti in disordine. Inoltre, in tal modo i flussi di lavoro non vengono continuamente interrotti.
  • Pulizia e benessere: la durata e la funzionalità delle attrezzature viene prolungata mediante una pulizia regolare e accurata degli utensili, poiché si riduce il rischio di ruggine e guasti ai componenti. Inoltre, un ambiente di lavoro pulito e ordinato è vantaggioso per il benessere dei dipendenti, poiché in un’officina ordinata i passaggi di consegna avvengono senza intoppi e senza stress.

Come organizzare un’officina: un metodo semplice e collaudato

Sicuramente conosci anche tu il “caos creativo”: ciò che in teoria dovrebbe stimolare le massime prestazioni in alcuni gruppi professionali, in realtà porta a nervi tesi nei processi di lavorazione manuale, con risultati di lavoro imperfetti e talvolta anche con violazioni della sicurezza sul lavoro. Con il cosiddetto “metodo delle 5S”, che deriva originariamente dai processi di produzione giapponesi, potrai creare ordine e un’organizzazione migliore nella tua officina in soli 5 passaggi.

Come organizzare un’officina: il “metodo delle 5S”

  1. Selezionare

    Tutti gli utensili, i materiali o le macchine non più necessari o difettosi devono essere rimossi dall’area di lavoro. Questo è particolarmente importante nel caso di utensili elettrici quali avvitatori a batteria, trapani o seghe circolari. Questi apparecchi rappresentano infatti un grande rischio in caso di malfunzionamento, ad esempio in caso di incendio dovuto alla rottura di un cavo o a una batteria difettosa.

  2. Strumentazione

    Organizza gli strumenti in modo che non ostacolino, ma che siano facilmente reperibili. Metti i tuoi strumenti più utilizzati direttamente o il più vicino possibile alla tua postazione di lavoro. Ad esempio, tieni tutti gli strumenti e le attrezzature (di sicurezza) per i diversi tipi di saldatura vicino al banco di lavoro apposito, e metti il liquido per saldare o la pasta per brasare in scatole etichettate sugli scaffali accanto alla tua postazione di lavoro. Gli strumenti utilizzati raramente possono essere riposti più lontano, ma devono comunque essere accessibili.

  3. Sanificare

    Crea una routine per la pulizia, l’ispezione e la manutenzione degli strumenti e delle macchine. Stabilisci intervalli specifici per la pulizia a campione, come la pulizia di una lama gommosa, e per la pulizia completa dell’officina. Ad esempio, pianifica di aspirare immediatamente le aree con una grande quantità di sporco e residui come il taglio obliquo o la lavorazione del legno dopo l’uso e di pulire regolarmente i pavimenti e le superfici di lavoro dell’officina.

  4. Standardizzare

    Etichetta le scatole e gli armadietti per lo stoccaggio. Ad esempio, rendi immediatamente evidente quale dimensione della vite si trova in quale contenitore, scatola o cassettiera per minuterie.

    Inoltre, il personale deve essere in grado di contattare un responsabile centrale per segnalare la carenza o l’esaurimento delle scorte. Affiggere nelle sale operative istruzioni o liste di controllo per un’efficiente organizzazione degli attrezzi. In questo modo, le regole per l’organizzazione dell’officina risultano immediatamente comprensibili per tutti. Segnala anche le aree in cui possono essere raccolti gli avanzi o i rifiuti ingombranti e segnala i percorsi che devono rimanere sempre liberi.

  5. Sistematizzare

    Un’officina sempre in ordine può esistere solo se tutti i dipendenti si assumono la responsabilità di se stessi e lavorano con sistematicità e metodo. Stabilisci una routine ben definita e comunica chiaramente le responsabilità ad ogni singolo dipendente. Si raccomanda a tal proposito una revisione periodica del sistema di classificazione implementato. Un piano settimanale o mensile di compiti e responsabilità può essere d’aiuto in questo senso.

    Sottolinea i vantaggi di un’officina ordinata, in particolare per quanto riguarda il risparmio di tempo. In questo modo potrai confutare l’obiezione comune che non ci sia abbastanza tempo per il “riordino extra”. Usa foto prima e dopo per mostrare il miglioramento ottenuto e invita il tuo team a segnalare problemi e suggerimenti per l’ottimizzazione.

Organizzazione dell’officina – Strumenti per mettere in pratica il metodo 5S

Gli utensili disponibili e il loro ordinamento ottimale variano da azienda ad azienda. Per trovare il sistema di smistamento giusto per i tuoi utensili, è necessario innanzitutto avere una panoramica dei tipi e delle quantità degli utensili. Puoi inoltre approfittare di questa occasione per pulire gli utensili arrugginiti, se necessario, o per riparare quelli difettosi.

In una seconda fase, sistema gli utensili in base alle categorie. A tal fine, si possono adottare approcci diversi a seconda delle condizioni spaziali e dei processi operativi, ad esempio:

  • Utilizzo di portautensili a parete

Attrezza la parete dietro il banco di lavoro con vari supporti. A seconda del mestiere, si possono fissare alla parete, ad altezza occhi, utensili quali cacciaviti, scalpelli o pinze. Non solo sono facili da raggiungere, ma sono anche protetti da liquidi e dallo sporco. Inoltre, è possibile ordinare gli utensili in base ai tipi di lavorazione, come segare, avvitare o forare.

  • Fissaggio al banco da lavoro

Metti insieme una categoria di utensili che siano facilmente raggiungibili sul banco di lavoro e che non richiedano uno speciale deposito di sicurezza.

  • Miglioramento dell‘accessibilità

Gli utensili utilizzati meno frequentemente devono essere tenuti a portata di mano, ma non necessariamente vicino alla postazione di lavoro.

  • Categorizzazione degli accessori

Accessori come prolunghe, parti speciali o pezzi di ricambio, devono essere suddivisi in categorie in modo da poter essere conservati separatamente: ad esempio, gli accessori per trapani diversi devono essere suddivisi in base alle dimensioni dell’accessorio e i pezzi di ricambio, come le lame per sega o la carta vetrata, devono essere conservati separatamente.

Per evitare confusioni, conserva i detergenti, lubrificanti e adesivi separatamente. Inoltre, tieni i prodotti chimici per la lubrificazione o il raffreddamento degli utensili in modo conforme alle istruzioni del produttore.

Oltre agli utensili, l’attrezzatura di un’officina comprende solitamente scope e palette, detergenti, sacchi per la spazzatura, secchi o articoli per la sicurezza sul lavoro. Anche questi strumenti devono essere organizzati in modo sensato e conservati in un luogo accessibile, in modo che i dipendenti possano trovarli facilmente. Ad esempio, i trucioli metallici vengono rimossi dopo lavori come il taglio di filetti esterni per evitare di mescolarli e causare ferite agli altri presenti.

Ulteriori consigli per un’officina ordinata

Per mettere in pratica in maniera corretta il “metodo 5S” appena descritto, ci sono innumerevoli strumenti a supporto dellorganizzazione dellofficina:

Carrelli da officina

Sistema gli utensili di cui hai bisogno quotidianamente o regolarmente in pratici carrellini da officina e banchi da lavoro mobili o armadi, in modo da averli sempre a portata di mano. I carrelli da officina sono dotati di vari cassetti e scomparti, in modo da potervi riporre l’attrezzatura di base, gli accessori e le piccole parti. I carrelli da officina mobili con una piccola superficie di lavoro possono anche essere trasportati sul luogo di utilizzo, in modo da poter trasportare, ad esempio, set completi di materiali e strumenti per la posa del laminato.

Armadi e scaffali per utensili

Gli utensili elettrici e gli accessori usati meno di frequente possono essere riposti in armadi o scaffali robusti. Gli armadietti per attrezzi proteggono adeguatamente le apparecchiature sensibili, poiché le tengono lontane da polvere e liquidi. Anche gli strumenti di misura sensibili dovrebbero essere conservati in una custodia all’interno di un armadio chiuso.

Contenitori per lo smistamento dei piccoli pezzi

Utensili molto piccoli come viti, tasselli, dadi o rondelle possono essere perfettamente ordinati in valigie porta attrezzi, contenitori per lo stoccaggio di minuterie o inserti per cassetti con scomparti speciali. In questo modo non solo si possono raggiungere tutti gli attrezzi necessari in modo rapido e senza lunghe ricerche, ma si può anche vedere a colpo d’occhio quando alcuni accessori devono essere riordinati.

Dispenser di etichette

Per organizzare in modo chiaro e semplice tutti i processi di lavoro, è consigliabile utilizzare etichette e istruzioni come supporto. Un dispenser di etichette è uno strumento utile per crearle facilmente. Se i cassetti e gli scomparti sono etichettati in modo appropriato, non perderai più tempo a cercare gli strumenti o le misure necessarie.

L’etichettatura dei contenitori non solo aiuta a mantenere l’ordine e la visione d’insieme in officina, ma anche a facilitare l’orientamento dei tirocinanti o dei nuovi membri del team. In un’officina ordinata e ben strutturata, è possibile apprendere più rapidamente le regole e i processi di lavoro.

Inserti portautensili shadowboard

Per facilitare l’organizzazione dell’officina, si possono utilizzare inserti in schiuma, le cosiddette shadowboard o shadow foam. Questi inserti sono disponibili in diverse dimensioni per adattarsi alle varie tipologie di attrezzi. Utilizzando queste sagome, è possibile organizzare in modo rapido e semplice gli strumenti e i materiali specifici del proprio sistema di organizzazione.

In questo modo, ogni attrezzo ha il suo posto designato e l’assenza di un elemento è immediatamente percepibile. Inoltre, le componenti fragili possono essere conservate con cura attraverso gli inserti morbidi e sono protette anche durante il trasporto.

Custodie per utensili

Gli utensili acquistati come set spesso includono soluzioni per la corretta conservazione dopo l’uso fornite dal produttore, come le custodie originali per utensili elettrici quali avvitatori a batteria o trapani a percussione, o set di punte con scatole con cuscinetti in feltro coordinati. Questi metodi di conservazione aiutano a mantenere gli utensili al sicuro da graffi e urti, e consentono di organizzarli in modo chiaro e preciso. In questo modo, si può facilmente accedere agli utensili necessari e mantenerli in ordine senza doverli cercare in giro per l’officina.

Errori da evitare se si desidera un’officina ordinata

Per mantenere i tuoi utensili sicuri, puliti e pronti all’uso, esorta tutti i lavoratori a seguire queste semplici regole per lo stoccaggio corretto degli attrezzi da lavoro:

Non conservare gli utensili difettosi

Gli utensili difettosi o non più perfettamente funzionanti rappresentano un rischio per la sicurezza tua e dei tuoi dipendenti. Non conservarli nel loro posto abituale! Se nell’officina non c’è spazio extra per gli utensili da riparare, essi dovrebbero essere almeno contrassegnati come difettosi.

Non riporre utensili sporchi

Gli utensili sporchi di olio o sporcizia possono causare la ruggine e danni ai componenti sensibili. Prima di riporre l’utensile, è importante pulirlo accuratamente.

Non conservare utensili incompleti

Gli utensili senza accessori importanti o incompleti non dovrebbero trovare posto nelle valigette e borse per attrezzi. Ciò occupa solo spazio prezioso e rallenta la ricerca degli accessori giusti.

Domande frequenti sull’organizzazione della officina

Perché è importante avere un’officina ordinata?

Un’officina ordinata garantisce maggiore efficienza e sicurezza sul lavoro. Gli strumenti necessari possono essere trovati senza perdere tempo e sono sempre pronti per il lavoro. Un’officina ordinata ha un impatto positivo sul benessere dei dipendenti, facilitando, ad esempio, l’integrazione degli apprendisti nel loro nuovo ambiente di lavoro. Aziende che hanno contatti diretti con i clienti possono dare un’impressione di professionalità mostrando un’officina ordinata.

Ogni quanto tempo bisogna riordinare l’officina?

È consigliabile riordinare l’officina regolarmente, a intervalli il più possibile brevi. Ciò significa: non alla fine della giornata lavorativa, ma preferibilmente al termine di ciascun turno di lavoro. Una volta alla settimana si può procedere a un riordino più approfondito dell’officina, provvedendo alla selezione e pulizia degli utensili.

Quali sono le fasi da seguire per un’organizzazione efficiente dell’officina?

È possibile riordinare un’officina secondo il cosiddetto metodo 5S. Le fasi del riordino dell’officina comprendono:
• Selezionare: tutto ciò che non serve più o che è difettoso viene rimosso o riparato.
• Strumentazione: gli utensili vengono suddivisi in categorie e riposti nel luogo assegnato, così da essere trovati rapidamente. Le distanze tra le aree di lavoro vengono ridotte.
• Sanificare: stabilire routine di pulizia e manutenzione per tutte le macchine e gli strumenti.
• Standardizzare: contrassegni ed etichettatura dei posti di lavoro e dei contenitori, istruzioni e liste di controllo per l’organizzazione dell’officina.
• Sistematizzare: chiarimento delle responsabilità personali di tutte le persone coinvolte, accordo sulle routine, piani di responsabilità, verifica dell’attuazione.

Come organizzare gli strumenti e le attrezzature in una piccola officina?

Si raccomanda di riporre tutti gli strumenti e le attrezzature in modo chiaro su una parete sufficientemente grande, utilizzando opportuni supporti e contenitori. In alternativa, è possibile suddividere gli strumenti in categorie. Tieni tutto ciò che ti serve di frequente (e che non deve essere conservato) direttamente nelle immediate vicinanze del banco di lavoro. Quindi suddividi gli accessori in categorie e riponili a portata di mano e in sicurezza. Per riporre e tenere in ordine gli utensili sono disponibili diversi ausili, ad esempio:
• Carrelli da officina
• Armadi e scaffali per attrezzi
• Contenitori per lo smistamento di minuterie
• Dispenser di etichette
• Pannelli shadowboard
• Custodie per utensili

Un sistema di organizzazione ben studiato e opzioni di stoccaggio adeguate migliorano la visione d’insieme, fanno risparmiare spazio e rendono il lavoro più efficiente.

Come posso motivare il mio team a mantenere l’officina ordinata?

Se i clienti hanno accesso diretto o indiretto all’area dell’officina, devi considerare che un posto di lavoro ordinato fa bella mostra di sé e risulta molto più professionale e affidabile. Ciò contribuisce a far sì che i clienti tornino o raccomandino la tua azienda ad altri. Inoltre, mantenere un’officina ordinata aumenta la sicurezza, il benessere, la soddisfazione e la motivazione dei lavoratori, specie se gli strumenti e le attrezzature sono sempre a portata di mano e stoccate in maniera sicura. Se necessario, puoi stabilire assieme al team alcune regole su come organizzare l’officina che tutti si impegnano a rispettare.

Cosa devo evitare in fase di smistamento di utensili?

Assicurarsi di riporre separatamente gli utensili difettosi. Qualora ciò non fosse possibile, apporre apposite etichette. Non conservare gli utensili vicino a sostanze chimiche, oli o lubrificanti. Per la conservazione, sono preferibili luoghi facilmente accessibili, asciutti e protetti. Se gli utensili sono sporchi, è bene prima pulirli e poi stoccarli correttamente.

Quali accessori sono adatti per la raccolta differenziata?

Si consiglia di utilizzare soluzioni di stoccaggio pratiche, come ad esempio supporti da parete, carrelli mobili da officina, cassetti o magazzini per piccoli pezzi. Inoltre, le confezioni originali dei rispettivi articoli possono essere utilizzate per organizzare trapani o pacchi batteria in modo ordinato e separato.

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