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Il ricevimento merci è la prima stazione che materie prime, ricambi o prodotti attraversano quando entrano nel tuo magazzino. Quanto più questa fase è ben organizzata, tanto più fluidi saranno anche i passaggi successivi. Per questo è importante conoscere il processo operativo nei minimi dettagli prima di configurare il ricevimento merci in magazzino. Solo così si possono coordinare in modo ottimale tutti i passaggi necessari, con effetti positivi sull’intera logistica e, a lungo termine, anche sulla redditività dell’azienda.
In questa guida trovi tutte le informazioni che possono aiutarti nell’ottimizzazione del ricevimento merci.
Cosa succede nella ricezione merci? Definizione e processo
Il ricevimento merci è un reparto o un’area di lavoro nell’azienda e allo stesso tempo un settore della intralogistica. Come processo, il ricevimento merci comprende il controllo delle consegne in arrivo nonché l’accettazione e l’inoltro degli articoli al magazzino o alla produzione.
Affinché questo compito venga svolto nel modo più rapido e privo di errori possibile, nel ricevimento merci si svolge un processo che si può suddividere in cinque fasi operative:
- Scarico e accettazione della merce
- Controllo del ricevimento merci
- Se necessario: stoccaggio in quarantena e successivo rilascio
- Registrazione del ricevimento merci
- Stoccaggio o ulteriore lavorazione
In questo modo si può verificare che le materie prime o i prodotti ordinati siano arrivati al momento desiderato, nella quantità e qualità previste, e si garantisce che vengano successivamente stoccati o ulteriormente lavorati nei punti a loro destinati.
Processi fluidi nel ricevimento merci svolgono un ruolo importante per la logistica sia all’interno che all’esterno dell’azienda. L’intero processo, ma anche le postazioni di lavoro, i sistemi di movimentazione e le superfici di stoccaggio dovrebbero essere configurati nell’area di ricezione merci in modo da consentire una gestione rapida e fluida della merce in arrivo.
In questo aiutano, oltre a un’organizzazione ottimale, il controllo capillare e affidabile di tutti i processi nonché l’attrezzatura aziendale adeguata. Un’attrezzatura completa parte dalle rampe per carrelli elevatori, transpallet o carrelli di trasporto, comprende l’allestimento di postazioni di lavoro mobili e aree funzionali ben illuminate per il controllo qualità e arriva fino alla scelta di sistemi di movimentazione, scaffalature e contenitori di stoccaggio idonei.
La procedura di ricevimento merci: processo operativo con tutte le fasi
Per una organizzazione ottimale del ricevimento merci in azienda devi prima conoscere il processo con tutti i dettagli in modo preciso. Puoi utilizzare la seguente descrizione dettagliata delle le fasi operative come base per l’analisi e la pianificazione del ricevimento merci.
- Accettazione merci: ricevere o rifiutare la consegna
In base ai documenti di consegna dell’azienda di spedizione, si potrà verificare se la merce è destinata all’azienda o se si tratta di una consegna errata. Controlla se la data di consegna garantita è stata rispettata.
Durante lo scarico della merce si effettuerà un primo controllo visivo (quantità, stato esterno delle unità di imballaggio). In caso di discrepanze o danni puoi rifiutare l’accettazione. Se accetti la merce, ricordati di documentare per iscritto tutti i reclami! Successivamente confermi l’accettazione merci apponendo la tua firma sul documento di consegna o sullo scanner e aggiungendo data e ora della consegna. - Controllo del ricevimento merci: verifica completa della merce
Dopo aver accettato e confermato la consegna, si passa a un controllo dettagliato della merce. In questa fase il tipo e la quantità esatta degli articoli consegnati vengono confrontati con l’ordine e il documento di consegna. Inoltre, nell’ambito della verifica di qualità, si effettua un esame accurato degli articoli. Il modo in cui procedi dipende naturalmente dal tipo di merce: in alcuni casi ha senso esaminare ogni articolo singolarmente, in altri sono sufficienti controlli a campione.
Anche il controllo del ricevimento merci dovrebbe essere documentato per iscritto. È opportuno annotare direttamente sul documento di consegna quali voci sono state consegnate correttamente e per quali ci sono eventualmente reclami. Successivamente confermerai il controllo con data, ora, firma e il tuo nome completo. - Stoccaggio in quarantena: controllo separato della merce da parte di enti esterni
Per alcune consegne di merce possono rendersi necessari controlli aggiuntivi da parte di esperti interni o istituzioni esterne. Questo accade con le merci che necessitano di uno sdoganamento separato, oppure con i prodotti chimici e sostanze pericolose la cui sicurezza deve essere confermata da personale specializzato qualificato.
In questo caso è necessario lo stoccaggio temporaneo in un luogo idoneo, dove verranno effettuati i controlli prescritti. Solo dopo l’avvenuto rilascio le merci possono essere inserite nell’inventario, ulteriormente lavorate o stoccate nei locali di magazzino regolari. - Registrazione del ricevimento merci: documentare la variazione dell’inventario
Spesso il processo di ricevimento merci viene assegnato direttamente alla logistica, ma anche per la contabilità svolge un ruolo molto importante. Con ogni consegna ricevuta aumenta sia la quantità che il valore del tuo inventario. Questo deve essere documentato e comprovato attraverso le relative registrazioni contabili. - Stoccaggio
Con la registrazione del ricevimento merci, i nuovi articoli vengono inseriti nell’inventario aziendale. In caso di quantità maggiori devi stabilire delle priorità. Metti a disposizione per primi e il più rapidamente possibile i beni necessari per il completamento di un ordine in lavorazione. Per questo è necessaria una strategia di stoccaggio adeguata: nell’ottica di un picking efficace, ti assicurerà percorsi di trasporto brevi e posizioni di stoccaggio facilmente accessibili. Per risparmiare costi e capacità, gestisci tutte le consegne con una gestione degli articoli di classe C ben studiata. Durante lo stoccaggio verificherai la quantità e la confronterai con i documenti e con il ricevimento merci.
Ottimizzare il processo per un ricevimento merci efficiente
Data la quantità di compiti (parziali) che il ricevimento merci comporta, non sorprende che in questo settore si nasconda spesso un grande potenziale di ottimizzazione. In generale, i criteri per un ricevimento merci efficiente sono:
- Tempi di attraversamento brevi
- Assicurazione qualità affidabile
- Fabbisogno di personale il più ridotto possibile
- Capacità di stoccaggio gestibili
La sfida più grande è probabilmente l’equilibrio tra un controllo accurato e un la riduzione al minimo di tempistiche e personale coinvolto. Dopotutto, i risparmi non devono andare a scapito della qualità né aumentare il tasso di errore. Esistono due approcci risolutivi per questo problema: standardizzazione e automazione.
La standardizzazione dei processi è particolarmente adatta per piccole aziende con un numero gestibile di dipendenti. Si tratta di definire un processo operativo fisso che la persona incaricata può seguire. Un supporto utile è il seguente elenco di tutti i passaggi necessari sul luogo di lavoro e una lista di controllo, che ti permetterà di spuntare i singoli compiti. Abbiamo creato una checklist per il ricevimento merci che puoi scaricare o utilizzare come modello per il tuo progetto.e am Einsatzort sowie eine Liste zum Abhaken der einzelnen Aufgaben sind eine hilfreiche Unterstützung. Wir haben eine Checkliste für den Wareneingang erstellt, die Sie sich hier herunterladen oder als Vorlage für Ihren eigenen Entwurf nutzen können.
Nelle aziende più grandi può valere la pena progettare un’automazione del ricevimento merci. Dalla trasmissione dei documenti di consegna alla registrazione dei ricevimenti merci fino all’assegnazione di posizioni di stoccaggio idonee, molti compiti possono ormai essere svolti elettronicamente, e possono essere gestiti e controllati con un software di gestione del magazzino. Prerequisito per l’automazione è un’analisi approfondita del ricevimento merci e dei successivi processi operativi, per individuare quali passaggi possono essere raggruppati, ottimizzati ed eventualmente automatizzati.
Se ti mancano tempo e personale per organizzare (nuovamente) il ricevimento merci, puoi richiedere un aiuto esterno. Esistono fornitori di servizi di logistica interna che, dopo un’analisi dei processi aziendali, ti offrono soluzioni individuali per il processo e, su richiesta, si occupano anche della gestione o dell’integrazione in un ERP (software per la pianificazione delle risorse interne).
Domande frequenti sul ricevimento merci
Il ricevimento merci è un reparto o un’area di lavoro nell’azienda, e allo stesso tempo un settore della logistica interna. Come processo, il ricevimento merci comprende il controllo di una consegna in arrivo nonché l’accettazione e l’inoltro dei rispettivi articoli al magazzino o alla produzione.
Ogni azienda stabilisce per il ricevimento merci un processo che segue a grandi linee queste cinque fasi operative:
1. Scarico e accettazione della merce
2. Controllo del ricevimento merci
3. Se necessario: stoccaggio in quarantena e successivo rilascio
4. Registrazione del ricevimento merci
5. Stoccaggio o ulteriore lavorazione
In questo modo si garantisce che le materie prime o i prodotti ordinati siano presenti in azienda al momento desiderato, nelle quantità e qualità previste, e che vengano successivamente stoccati o ulteriormente lavorati nei punti a loro destinati.
Per un ricevimento merci organizzato in modo efficiente dovrebbero essere soddisfatti i seguenti criteri:
• Tempi di attraversamento brevi
• Assicurazione qualità affidabile
• Fabbisogno di personale il più ridotto possibile
• Capacità di stoccaggio gestibili
Fonte dell’immagine:
© Jungheinrich AG
