Scaffalature per documenti

Un ufficio o un magazzino in ordine è un luogo in cui è possibile lavorare bene e in sicurezza. Per mettere ordine, occorre progettare con criterio l’organizzazione degli spazi, per un miglioramento generale delle condizioni nelle aree operative e di chi vi lavora. Se cerchi informazioni su come progettare uno scaffale per documenti, continua a leggere perché in questa guida semplice e veloce troverai diversi spunti per le tue scaffalature per documenti aziendali.

A cosa serve uno scaffale per documenti

L'ufficio è una delle zone di un'azienda che necessita particolarmente di un criterio di ordine ben definito. Che si tratti di un luogo di passaggio per i lavoratori in azienda o il punto in cui fornitori e clienti si riuniscono per finalizzare acquisti o concludere trattative, l’ordine è fondamentale sia per agevolare il lavoro che per evitare problemi di sicurezza e comfort, riempiendolo per esempio a dismisura. Avere a disposizione una scaffalatura e allo stesso tempo uno scaffale per documenti specifico ed efficace deve essere una priorità sia per le aziende piccole che per quelle più strutturate. L’accesso a documenti e risorse deve essere pratico e semplice: per tale ragione ricorrere a scaffali appositi e ad altri supporti, come per esempio contenitori, è la soluzione migliore per te.

Come progettare scaffali per archivio documenti

Se intendi progettare degli scaffali per archivio documenti, devi considerare i seguenti elementi:

• Spazio di lavoro: quando si parla di spazio di lavoro ci si riferisce sia alla superficie occupabile dalla scaffalatura che agli spazi necessari al personale per muoversi agevolmente e in sicurezza. Ne deriva che lo spazio di lavoro va gestito tenendo in considerazione queste due variabili. Occorre dunque individuare la tipologia di scaffale, l’altezza, la larghezza e la portata, di cui si necessita.
• Tipologia di documenti: la tipologia di documenti per archiviazione è un altro elemento importante: si tratta di raccoglitori di grandi dimensioni o di fogli sparsi? L'archivio comprende i libri contabili? Chiedersi con quali documenti si lavora è fondamentale per una progettazione accurata, perché in alcuni casi si potrebbe aver bisogno di usare scatole da sistemare sui ripiani degli scaffali.
• Accessibilità: Infine l'accessibilità, termine con cui si intende la facilità di accesso ai documenti al bisogno, in relazione alla tipologia di lavoro. Affinché l'accessibilità sia sempre garantita, potresti prendere in considerazione dei sistemi a carrello per spostare le cartelle da una zona all'altra dello scaffale e renderle così facilmente accessibili.

Progettare uno scaffale per documenti sicuro

La progettazione di uno scaffale sicuro non implica solo la progettazione nel rispetto delle norme ma si riferisce anche a quanto questo mobile può garantire protezione ai documenti. Soprattutto se si tengono in ufficio documenti sensibili, questi devono essere protetti dagli agenti esterni ma anche da occhi indiscreti. Potrebbe essere dunque utile dotarsi di scaffalature con sportello dove riporre documenti e materiali specifici, alternandole a degli scaffali per archivio documenti classici. In questo modo anche i documenti più privati resteranno al riparo.

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